Configuración **

Como administrador, usted tiene acceso a la página de Configuración y puede modificar la información de la agencia.

Esta página se divide a su vez en Cajas donde cada una de ellas tiene su propia configuración.

Perfil de la cuenta

Esta es la primera pestaña y la más importante, ya que en ella se detalla toda la información personal sobre la agencia. No todos los campos son obligatorios, pero es muy recomendable rellenar la mayor cantidad de información posible. Se divide a su vez en bloques:

• Datos demográficos: Nombre legal / Nombre comercial
• Información de contacto: Correo electrónico / Número de teléfono / Fax / Sitio web
• Información de la empresa: Nombre / Número de identificación patronal (EIN) / Número nacional de identificación de proveedores (NPI) / Número Medicaid Medicare (MPI)
• Acerca de la empresa

Al final y tras modificar cualquiera de los aspectos anteriores, debes pulsar sobre la opción Guardar, para que los cambios queden registrados.

Direcciones

Esta sección sirve para mantener un registro de todas las direcciones de la agencia. Para añadir una nueva dirección, simplemente haga clic en el botón Nueva dirección.

Códigos de facturación

Esta sección es para llevar la cuenta de todos los Códigos de Facturación de la agencia.

Haga clic en Nuevo código de facturación para añadir un nuevo código.

Credenciales

En esta pestaña podrá visualizar, crear y modificar las credenciales asignadas en el sistema.

Si hace clic en la propia credencial, podrá verificar los elementos que la componen:

• Nombre – Nombre de la credencial.
• Nombre abreviado – Podrá ver el acrónimo de la credencial, un término que se utiliza a diario.
• Nombre de la organización – Típicamente Behavior Analyst Certification Board.
• Sitio web – El sitio web de la organización.
• Descripción – Una breve descripción de no más de 500 caracteres.
• Códigos de facturación permitidos – Los códigos permitidos al usuario bajo esta credencial.

Servicios

Esta sección permite añadir, modificar y visualizar las diferentes terapias que se pueden utilizar en la plataforma. Haga clic en “Nuevo servicio” para añadirlo a la agencia.

Si hace clic en el propio Servicio, podrá verificar los elementos que lo componen:

• Nombre – Nombre de la terapia
• Descripción – Breve descripción del servicio, con un máximo de 500 caracteres.
• Credenciales permitidas – Lista de credenciales permitidas para este servicio.
• Códigos de facturación permitidos – Lista de códigos de facturación permitidos para este servicio.

Eventos

En esta sección, puede añadir y revisar los diferentes Eventos que necesite.

Haciendo clic en “+ Nuevo“, podrá añadir un nuevo Evento a la agencia, eligiéndolo de nuestro Catálogo o Manual. También podrá Importarlo desde nuestro Catálogo.

Una vez creado, en la pestaña General, podrá escribir el nombre del evento, así como una breve descripción del mismo.

En la pestaña Configuración dentro de cada evento, puede modificar los campos según sea necesario.

• Activo – (Sí/No) – Si el evento puede ser programado.
• Requiere Usuario – (Sí/No) – Si este evento requiere un usuario o no.
• Permitir cambiar Usuario – (Sí/No) – Si este evento permite cambiar el usuario o no.
• Permitir crear por Usuario – (Sí/No) – Si este evento permite ser creado por el propio usuario o sólo por un administrador.
• Credenciales permitidas – (Opción múltiple) – Credenciales permitidas para crear este tipo de evento.
• Requerir ubicación – Si este evento requiere una ubicación o no.
• Número máximo de ubicaciones – Número máximo de ubicaciones disponibles.
• Permitir nuevas ubicaciones – Permiso para añadir nuevas ubicaciones.
• Es multidía – Si este evento puede abarcar varios días.
• Facturable – Si este evento puede tener códigos de facturación y añadirse a las reclamaciones.
• Códigos de facturación permitidos – Códigos de facturación permitidos para este evento.
• Requerir Autorizaciones Previas – Si al menos una Autorización Previa será requerida para este evento.
• Número Máximo de Códigos de Facturación – Número máximo de códigos de facturación para este evento.
• Facturable – Si este evento puede ser agregado a Facturas.
• Clockable – Si este evento puede ser fichado o no.
• Raíz – Si este evento puede ser creado individualmente.
• Padre – Si este evento puede tener sub-eventos.
• Sub-eventos permitidos – Lista de sub-eventos permitidos.
• Hijo – Si este evento es un sub-evento de otros eventos.
• Función de redondeo – Qué función utilizar para calcular las unidades.
• Tiempo de buffer – Cantidad de tiempo requerido entre un evento y el siguiente.
• Requerir firma – Si este evento requiere una firma.
• Mostrar información de firma – Mostrará información adicional de la firma, como la hora de captura.
• Firma con marca de tiempo – Muestra la marca de tiempo de la firma.
• Mostrar información del evento – Muestra detalles adicionales del evento, sobre creación, última actualización, etc.
• Permitir solapamiento – Si este evento puede solaparse con otros eventos.
• Días permitidos – Días permitidos para crear este tipo de evento.
• Hora de inicio – Hora mínima de inicio para este evento.
• Hora de finalización – Hora de finalización máxima para este evento.
• Tiempo de antelación – Cantidad de tiempo permitido para crear con antelación.
• Tiempo de retraso – Cantidad de tiempo permitido para crear en el pasado.
• Duración máxima (evento) – Duración máxima del evento.
• Duración máxima (cliente) – Duración máxima de todos los actos del mismo día
• Duración máxima (Proveedor) – Duración máxima de todos los eventos para el mismo usuario
• Días consecutivos máximos (cliente)
• Días consecutivos máximos (Proveedor)
• Fechas límite – Último día para ser creado, siempre será al final del día.
• Color

En la pestaña Campos personalizados, puede añadir los campos que considere que puede tener el evento. Por defecto, debería haber Participantes y Cambios en el entorno.

Pagadores

En esta sección, puede añadir y revisar los diferentes Pagadores que la agencia tiene bajo contrato.

Haciendo clic en “+Nuevo”, podrá añadir un nuevo Pagador a la agencia. En la ventana Nuevo pagador, puede introducir diferentes campos del Pagador, como Nombre, Email, Teléfono, Fax, Dirección, Ciudad, Estado, Código postal, País, Página web, ID externo e ID de socio comercial.

Una vez añadido el Pagador, puede proceder a configurar las tarifas de los códigos de facturación en la sección Seguros.

Seguros

En esta sección, puede añadir y revisar los Seguros que ha añadido previamente a la plataforma.

Haciendo clic en “+Nuevo seguro”, podrá añadir un nuevo Seguro a la agencia. En esa ventana, podrá elegir el Pagador entre la lista desplegable, escribir el nombre del Plan y seleccionar el tipo de Plan, así como añadir los comentarios que desee.

Una vez creado el seguro, podrá añadir la nueva tarifa o importarla desde la lista de la sección de códigos de facturación.

Médicos

Haciendo clic en “Nuevo médico”, podrá añadir un nuevo médico a la agencia.

En esa ventana, podrá escribir diferentes campos del Médico, como Nombre y Apellidos, Especialidad, y otros.

Planes de Servicio

En esta sección podrá crear una plantilla de Plan de Servicio, que podrá ser utilizada por los analistas en la configuración del perfil del cliente en el sistema, con el fin de facilitar su trabajo. En esta plantilla, podrá añadir las categorías más utilizadas por la agencia y sus proveedores, así como añadir los programas de cada una de esas categorías (Conductas desadaptativas, Sustituciones, RBT/Comprobación de la competencia del cuidador o Formación).

Puede crear un Plan de Servicio para cada servicio ofrecido por la Agencia. Para ello, debe hacer clic en el botón “Nuevo plan de servicio” y seleccionar el servicio adecuado.

Para más información, puede acceder a la página Cómo crear un Plan de Servicios?

Colección de datos

En esta sección podrás configurar las reglas sobre cómo los usuarios recogerán y mostrarán los datos.

• Datos sin evento – Posibilidad de recoger datos sin un evento.Las opciones son: Permitir, Advertir y Restringir.
• Sobrescribir datos – Posibilidad de sobrescribir datos: Permitir, Advertir y Restringir.
• Cambiar iniciales – Posibilidad de cambiar las iniciales: Permitir, Advertir y Restringir.
• Tiempo de adelanto – Cantidad de tiempo permitido para recopilar datos por adelantado.
• Tiempo de retraso – Cantidad de tiempo permitido para recopilar datos en el pasado.
• Borrar datos de otros – Posibilidad de borrar datos de otros usuarios: Permitir, Advertir y Restringir.
• Vista – Selección de la vista de los datos, puede ser todas las semanas o todo el mes.
• Permitir en el lugar – Posibilidad de recopilar datos en el lugar.
• Solicitar número de grabaciones – Posibilidad de solicitar el número de grabaciones antes de recopilar los datos.
• Ocultar cabecera – Ocultar los datos de la agencia, como el logotipo o la dirección.
• Firma con sello de tiempo – Muestra la hora en que se estampó la firma.

Restricciones y Excepciones

En esta sección, podrá crear y gestionar las Restricciones o Excepciones para la agencia.

Haciendo clic en “+Añadir regla“, podrá añadir una nueva regla a la agencia. En esa ventana, podrá elegir las opciones:

• Acción: Restringir/Autorizar.
• Prioridad: Puede añadir el número en función del nivel de prioridad que necesite asignar.
• Activada: Sí / No
• Recursivo: Sí / No
• Fechas de inicio y fin
• Privilegios: Crear Evento/Editar Evento/Borrar Evento/Crear Documento/Editar Documento/Borrar Documento.
• Descripción: Puede escribir una breve descripción de la regla.

Localización

En esta sección, podrá editar y revisar los ajustes de Localización de la agencia.

• Código de país: Seleccione su país
• Zona horaria: Eliges tu zona horaria. Normalmente – US/Eastern
• Idiomas: Inglés y/o español
• Idioma preferido: Inglés o español
• Fecha corta: MM/DD/AAAA – DD/MM/AAAA – AAAA-MM-DD
• Fecha larga: MMMM Do YYYY – Do MMMM YYYY
• Hora corta: h:mm AM/PM – H:mm
• Primer día de la semana: Lunes/Martes/Miércoles/Jueves/Viernes/Sábado/Domingo

Al final del cuadro, verá cómo queda configurado.

Banners

En esta sección, podrá añadir los banners para la agencia.

Haciendo clic en Nuevo banner, podrá añadir el banner y rellenar los campos: Título, Descripción, Fechas de inicio y fin, Activo/Inactivo.

En la parte inferior, hay una casilla para añadir la imagen. Recomendamos utilizar banners de 500px por 300px.

Plantilla de documentos

Aquí añadirá las plantillas de documentos para la agencia. Hay una lista de documentos preestablecidos como Notas de citas / Registros de servicio y supervisión / Resumen mensual / Formulario de seguimiento, retroalimentación y supervisión, etc.

Haciendo clic en Nuevo documento, puede añadir una nueva plantilla. Habrá tres pestañas.

En la pestaña General, puede añadir un Nombre y una Descripción del documento.

En Configuración, puede personalizar las especificaciones:

• Activo: Si este documento está activo o no.
• Intervalo: Intervalo que cubrirá este documento.
• Servicio: Servicio asociado a este documento.
• Credenciales permitidas: Credenciales permitidas para crear este tipo de evento.
• Eventos asociados: Eventos que se permite asociar a este documento.
• Multi-evento: Si este documento se crea por evento individual o no.
• Permitir Autocompletar: Si el autocompletado está habilitado para este documento.
• Permitir Clonar: Si este documento puede ser clonado o no.
• Tiempo de antelación: Cantidad de tiempo permitido para crear con antelación.
• Tiempo de retraso: Cantidad de tiempo permitido para crear en el pasado.

En la pestaña Archivos anclados, puedes subir el documento como archivo adjunto. Puede soltar el archivo allí o hacer clic para subirlo.
El tamaño máximo del archivo es de 25 MB.

Si desea cargar una plantilla diferente o desea modificar las plantillas actuales, puede enviarnos un correo electrónico a support@officepuzzle.com con los detalles.

Documentos clínicos

En esta sección, usted agregará y revisará los documentos clínicos que el cliente necesitará para recibir la terapia.
Puede definir la lista de documentos que se requieren; he aquí algunos ejemplos: Carta de Necesidad Médica, CDE, Formulario de Admisión, Remisión Médica, etc.

Haga clic en Nuevo documento clínico y aparecerá una nueva ventana con los datos que debe rellenar:

• Nombre – Aquí se escribe el nombre del documento.
• Estado por defecto – Los estados son Falta, Entregado e Ignorado. Usted selecciona el que requiera o considere ideal.
• Posición – Esta casilla se refiere a la posición que tendrá el documento en la lista. Si no desea un orden preestablecido, y no quiere que los documentos se organicen por fecha de vencimiento, basta con dejarlo en blanco.
• Descripción – Aquí puede añadir una breve descripción del propio documento, con un máximo de 500 caracteres.
• Interruptor Permitir Cambios – Este interruptor es fundamental dentro de la configuración de los documentos requeridos, ya que permite a cada usuario realizar modificaciones en los documentos de su cliente.. Si lo dejas en rojo, sólo los administradores de la agencia podrán realizar cambios, y si lo cambias a verde, los usuarios podrán subir archivos o modificar fechas.

Documentos de RRHH

En esta sección, añadirá y revisará los documentos de Recursos Humanos de la agencia.
Definirá la lista de documentos que se requieren; he aquí algunos ejemplos: Curriculum vitae, Permiso de trabajo, Permiso de conducir, etc.

Haga clic en Nuevo documento de RRHH, y aparecerá una nueva ventana con los detalles a rellenar:

• Nombre – Aquí se escribe el nombre del documento.
• Estado por defecto – Los estados son Falta, Entregado e Ignorado. Usted selecciona el que requiera o considere ideal.
• Posición – Esta casilla se refiere a la posición que tendrá el documento en la lista. Si no desea un orden preestablecido, y no quiere que los documentos se organicen por fecha de vencimiento, basta con dejarlo en blanco.
• Descripción – Aquí puede añadir una breve descripción del propio documento, con un máximo de 500 caracteres.
• Interruptor Permitir Cambios – Este interruptor es fundamental dentro de la configuración de los documentos requeridos, ya que permite a cada usuario realizar modificaciones en sus documentos. Si lo dejas en rojo, sólo los administradores de la agencia podrán ejecutar cambios en él, y si lo cambias a verde, los usuarios podrán subir archivos o modificar fechas.

Acuerdos

En esta sección, podrá ver y revisar el Acuerdo de Asociado Comercial que fue firmado por la agencia antes del inicio del uso de la plataforma.